Factores críticos de éxito en la ejecución de proyectos

Gabriel Cabrera Márquez
Gerente de Consultoría
CoSphere Consulting Group

Las organizaciones, en la búsqueda de resultados sobresalientes, tienen claro que el nombre del juego es la competitividad y la alineación de toda la organización en la orquestación de esfuerzos para conseguir sus metas. En ocasiones, incrementar la competitividad y la productividad tiene que ver con transformar a las empresas a partir de su planeación estratégica y de su gestión con instrumentos como el Balanced Scorecard (BSC). Pero, también está asociada con la formalización o reingeniería de los procesos de la cadena de valor para la producción y entrega de productos o servicios, la alineación de la tecnología y de la estructura, y cultura organizacionales a las necesidades del negocio. Proyectos de esta naturaleza tienen el reto de ser exitosos.

Posibles problemas

Existen diversos factores que inciden en el éxito o fracaso de los proyectos que se comienzan en una organización, y es preferible ser consciente de los posibles problemas, para prevenir cualquier desajuste en su negocio. En principio evalúe si es un momento adecuado para ejecutar el proyecto, es decir, valore el compromiso y tiempo que la organización podrá dedicar a esta iniciativa. Analice el impacto del mismo, para evitar conflictos cuando sea el momento de implementar sus resultados. Es posible que un proyecto local en un área, repercuta en otros departamentos o funciones, sume a todos los actores críticos y afectados por el cambio para disminuir la resistencia a lo desconocido. Considere el invertir en asesoría externa, como un mecanismo para aumentar las posibilidades de éxito a través del conocimiento de un experto, pero no deje sólo a éste, ya que finalmente el proyecto es para su organización. Asigne a las mejores personas a los proyectos, no aquellas que estén disponibles. Genere conciencia de que implicará una inversión de tiempo adicional a la carga habitual de trabajo y planeé la forma para cumplir con las necesidades del cambio, sin desatender las responsabilidades diarias.

Defina roles

Los usuarios clave: son miembros del proyecto que tienen el mayor conocimiento sobre los temas técnicos y son los principales involucrados en el cambio. Los patrocinadores son la alta dirección que proporcionará el liderazgo y el empuje requerido en apoyo al equipo del proyecto: No basta con que el dueño o director general dicte la instrucción de ejecución. Recuerde que los seres humanos tendemos a conservar nuestro status quo y todo cambio atenta contra él. El líder del proyecto debe tener cierto conocimiento técnico sobre el ámbito del proyecto, sin embargo lo primordial es que tenga capacidades para planear las actividades, organizar el trabajo en el equipo, administrar los riesgos, negociación y comunicación.