La importancia de la administración del conocimiento en las organizaciones de hoy

Luis Antonio Rangel Ramírez
Gerente del Centro de Competencias
CoSphere Consulting Group

La entropía del conocimiento es un hecho al que se enfrenta nuestra sociedad en general, lo cual resulta paradójico en la era del conocimiento, sin embargo las comunidades más afectadas por este problema son las universidades, ya que siendo éstas las que gestionan el conocimiento, como parte medular de su razón de ser y debido a esta gran producción también se enfrentan a una gran pérdida, esto puede llevar a que las universidades, sus miembros y sus investigaciones progresen a ritmos inferiores de los que realmente podrían hacerlo. Esta es la razón por la que mecanismos como la Administración del Conocimiento se vuelven estratégicos en todos los sectores de la sociedad, pero primordiales en las instituciones de educación superior, y de investigación.

De cara a una sociedad post-industrial (de servicios y conocimiento), sabemos que hoy el valor de las empresas radica en el conocimiento que poseen, y su habilidad para aprovecharlo, mismo que suele residir, en buena medida, en la experiencia de cada uno de sus miembros, lo que las enfrenta a pérdidas irreparables cuando cualquiera de ellos abandona la institución. Por otro lado, el impacto del mismo conocimiento se ve disminuido al generarse y manipularse por pequeños grupos de interés que de forma natural se genera en la institución, y que al no salir de sus pequeños ámbitos, tiene poca difusión y como consecuencia, poco impacto.

Sin embargo, un fenómeno regular que sufren las universidades con respecto a tal generación y uso del conocimiento tiene que ver con la falta de un modelo formal que incluya reglas, restricciones, incentivos, procesos y métricas en la producción y explotación del conocimiento. Lo cual termina traduciéndose en un alto nivel de pérdida o entropía 1 del conocimiento, esto es, al no contar con medios que conduzcan la forma en la que el conocimiento fluye a través de la institución, métricas que indiquen el impacto que cada objeto de conocimiento genera en la comunidad universitaria y sus correspondientes aportaciones al proceso de crecimiento y mejora continua de la institución, ésta es incapaz de saber con claridad cual es su acervo de conocimiento y por ende difícilmente puede explotarlo y/o mejorarlo. Esto implica que, hoy en día, las organizaciones, especialmente las de países con economías emergentes, sufran de una gran merma en el proceso de generación y aprovechamiento del conocimiento.

Si lo que no se puede medir, no se puede controlar, y por lo tanto no se puede mejorar; entonces tenemos que la evolución de las universidades como generadoras de conocimiento queda a la deriva y se basa únicamente en las aptitudes e iniciativas personales de algunos de sus integrantes, quienes en la mayoría de las veces realizan grandes esfuerzos, en términos de tiempo y recursos invertidos, para alcanzar los objetivos que se han propuesto con determinados proyectos, ya sean estos de investigación, docencia o difusión de la cultura, pero no logran sumar esfuerzos que verdaderamente demuestren un impacto en la sociedad a la que se deben.

La tragedia en todo esto radica en dos puntos relevantes:

Por otra parte, es muy probable que, como consecuencia directa de la pobre difusión que se tiene de los resultados, estos queden aislados y no puedan convertirse en parte de otros proyectos más ambiciosos o integren un sistema complejo que eventualmente pudiese producir un alto impacto social.

Si estamos de acuerdo, estos dos hechos se convierten en un círculo vicioso, que al final del día divide a la institución en comunidades independientes y aisladas que acaso generan y comparten conocimiento, pero sólo al interior de cada grupo, perdiendo la capacidad de potenciar los hallazgos logrados con cada esfuerzo realizado.

Entonces, ¿esto quiere decir que las grandes generadoras de conocimiento están condenadas a sufrir pérdidas irreparables? Afortunadamente no es tan dramático, una buena respuesta a tan grave problema la encontramos en lo que hoy se conoce como la Administración del Conocimiento (Knowledge Manegement).

¿Qué es la Administración del Conocimiento?

“La gestión del conocimiento debería preocuparse por explotar y desarrollar los activos de conocimiento que posee la organización a fin de que ésta pueda llevar a cabo su misión estratégica”

Con esta frase damos entrada a la definición del término central que venimos remarcando, el conocimiento, y su definición: “El conocimiento es la información que transforma algo o a alguien – ya sea en función de lograr acciones, o en función de que el individuo o la institución tenga la capacidad de adoptar una acción diferente o más eficiente”, es decir que para que los datos evolucionen y se conviertan en información es necesario acompañarlos por un contexto, de esta forma: “azul” toma sentido cuando expresamos cosas como “la mesa es azul”, sin embargo para que esta información se transforme en conocimiento es necesario que un individuo se adueñe de ella y que la afecte con sus propios juicios y experiencias, con el fin de transformarla en acciones, mismas que finalmente arrojan conocimiento nuevo.

Con la Administración del Conocimiento se busca mantener y acrecentar el valor de las instituciones que se enfrentan a una sociedad globalizada, exigente, con cambios estructurales drásticos y con un crecimiento discontinuo; donde finalmente y de manera gradual aceptamos que el “valor” de las mismas radica en su capital intelectual (valor intangible) y no en sus activos físicos (valor tangible).

Entonces la Administración del Conocimiento busca lograr la capacidad de atrapar el conocimiento y experiencia de los individuos de una institución, y compartirlos en toda la organización, de forma que sus miembros se beneficien de ello y lo puedan aprovechar de manera explícita, además de crear nuevo conocimiento para la institución y para la sociedad que la apoya y patrocina, y a la que se debe.

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1 Según la RAE la entropía se define como: Infor: Medida de la incertidumbre o pérdida existente ante un conjunto de mensajes, de los cuales se va a recibir uno solo. Fis - Medida del desorden de un sistema.

2 DAVENPORT, T.H.; DELONG, D.W.; BREES, M.C. (1998). "Successful knowledge management projects”